Systemy benefitów pracowniczych stają się absolutnym hitem rynku świadczeń pozapłacowych. A szczególną popularnością zaczynają cieszyć się systemy kafeteryjne, które są zestawami benefitów dającymi pracodawcy możliwość zarządzania nimi i dowolnego nimi dysponowania między pracownikami.
Firmy najczęściej wiążą system kafeteryjne z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) a współpraca z jednym z dostępnych systemów pozwala zarządzać wszystkimi dostępnymi w firmie benefitami i jak najlepszym dopasowaniem ich do pracowników.
Pracodawca dając swoim pracownikom możliwość wyboru benefitu, jaki chce otrzymać poprawiają lojalność swoich pracowników. Dodatkowo łatwość zarządzania programem z pozycji pracownika poprzez logowanie się do platformy (kafeterii – stąd nazwa) gdzie każdy pracownik może wykorzystać zebrane punkty na wybrany przez siebie cel poprawia ich atrakcyjność.
Przyglądając się ofertą systemów kafeteryjnych dostępnych na polskim rynku można znaleźć kilka wspólnych dla nich cech. Przede wszystkim pokazują one korzyści z wprowadzenia w danym przedsiębiorstwie, oto kilka z nich:
- Zwiększenie zaangażowania, lojalności oraz motywacji pracowników
- Uatrakcyjnienie wizerunku przedsiębiorstwa, jako pracodawcy
- Dostosowanie do zróżnicowanych wiekowo pracowników
- Optymalizacja budżetu i wydatków firmy
Jednym z popularniejszych systemów w Polsce jest MultiBenefit. Powstał on firmie Benefit System, jako wsparcie dla przedsiębiorstw prowadzących ZFŚS. Jego zadaniem jest efektywne administrowanie i wydatkowanie środków z ZFŚS dając jednocześnie pracownikom możliwość wykorzystania benefitów wg swoich indywidualnych potrzeb i preferencji.
Spis treści
Co oferuje system MultiBenefit?
Ponieważ firma Benefit System jest właścicielem i twórcą najpopularniejszej w Polsce karty sportowej, czyli MultiSport to właśnie jej rozbudowana oferta znalazła się w pakiecie MultiBenefit. Oczywiście oprócz sportu znajdziemy tutaj szeroką gamę biletów i voucherów na wydarzenia kulturalne, takie jak bilety do kina, teatru czy na balet, wejściówki na koncerty. Mamy też tutaj ofertę turystyczną, gdzie znajdziemy vouchery zniżkowe na pobyt w wybranych hotelach czy zniżki na ofertę biur podróży.
Oczywiście pracodawca może połączyć dostępną w kafeterii ofertę z własnymi benefitami z ZFŚS takim jak dofinansowanie wczasów, prezenty świąteczne czy zapomogi losowe.
Jak działa MultiBenefit?
Świadczenia socjalne z wykorzystaniem kafeterii Multi Benefit odbywa się bardzo prosto. Pracodawca, w ramach programu może doładować konto pracownika punktami ZFŚS. Potem pracodawca kupuje pakiet benefitów o określonej wartości, finansuje je środkami z ZFŚS i przekazuje pracownikom. Pracodawca może określić wartość przyznawanych świadczeń indywidualne każdemu pracownikowi.
Pracownicy otrzymują dostęp do strony programu poprzez nadanie loginów i haseł. Na stronie mogą oni samodzielnie wymieniać, według własnego uznania zebrane środki na konkretne produkty i usługi. Na stronie programu każdy pracownik po zalogowaniu widzi zebrane środki, ich wykorzystanie i ważność. Pracownicy mogą skorzystać z przyznanych świadczeń bez ponoszenia dodatkowych kosztów w ramach przyznanego przez pracodawcę limitu lub pokryć z własnych środków różnicę między dostępnymi punktami a ceną produktu.
Co w momencie, kiedy pracownik odchodzi z firmy?
Odejście z pracy jest równoznaczne z dezaktywacją konta danej osoby, ale mimo tego prawa do nabytych już świadczeń socjalnych nie przepadają. Jeżeli po ustaniu stosunku pracy na koncie pracownika nadal są zebrane środki może on zalogować się na dotychczasowe konto i wykorzystać je zgodnie z datą ważności.
W momencie zakupu prawa do świadczeń socjalnych i przekazania go pracownikom za pośrednictwem kafeterii MultiBenefit, pracodawca spełnia swoje obowiązki wynikające z przepisów o ZFŚS. Wydatki takie są bezzwrotne i ostateczne, a prawo do świadczenia socjalnego jest nabywane już z chwilą wydania środków z funduszu. Różnica między tradycyjnym wydatkowaniem środków z ZFŚS polega na tym, że w momencie wydania środków świadczenie nie jest jeszcze konkretnie określone. Pracodawca określa jedynie kategorię udostępnianych pracownikom świadczeń, np.: sport, turystyka, kultura, zajęcia dla dzieci.
Jak rozliczane są świadczenia w ramach programu MultiBenefit?
Sam zakup praw do świadczeń socjalnych dokumentuje się notą obciążeniową. Po skorzystaniu z konkretnego świadczenia wykonawca usługi wystawia dla pracownika dokument jej wykonania (paragon lub faktura).
Pamiętając o tym, że świadczenie w ramach programu MultiBenefit są przekazywanie zgodnie z założeniami ZFŚS obowiązującym u danego pracodawcy, nie podlegają one składką ZUS i opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, do limitu rocznego 380 zł.
Oczywiście system MultiBenefit nie jest jedynym systemem kafeteryjnym w Polsce, ale na jego przykładzie można doskonale zobrazować sobie działanie takiego systemu wraz z połączeniem z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych działającym w przedsiębiorstwie.
