Prędkość, z jaką przebiegają procesy związane z cyfryzacją w polskich firmach, uległa znacznemu zwiększeniu w wyniku pandemii COVID-19. Dziś nikt już nie kwestionuje korzyści płynących z prowadzenia biznesu w modelu Paperless, a obowiązujące regulacje prawne wychodzą naprzeciw potrzebom przedsiębiorców w tym zakresie. Jedną z najczęściej i najchętniej wykorzystywanych innowacji technologicznych, dzięki którym każda firma może tylko zyskać, jest e-Podpisywanie dokumentów. Dlaczego?
Sama zasada działania jest niezwykle prosta – podpis na dokumencie jest składany za pośrednictwem odpowiedniego oprogramowania na elektronicznej wersji danego formularza, zapisywanej na tablecie wyposażonym w warstwę biometryczną. Dzięki temu, poza samą formą graficzną podpisu, rejestrowane są również jego indywidualne cechy wyróżniające. Po zapisaniu dokumentu z tak złożonym e-Podpisem jest on całkowicie zabezpieczony przed ingerencją z zewnątrz. To jednak tylko jedna z wielu zalet e-Podpisywania – przyjrzyjmy się pozostałym.
- Oszczędność czasu i pieniędzy
Im większa firma, tym więcej dokumentów jest generowanych każdego dnia – dotyczy to nie tylko umów, protokołów czy formularzy zgód klientów, ale także całej dokumentacji wewnętrznej, która również bywa prowadzona w formie papierowej. Niejednokrotnie są to tysiące kartek papieru, które należy nie tylko prawidłowo ewidencjonować, ale także przechowywać zgodnie z wymaganiami prawnymi dotyczącymi konkretnych typów dokumentów.
Dzięki wdrożeniu e-Podpisywania liczba dokumentów wprawdzie nie ulegnie zmianie, ale zostanie wyeliminowany problem archiwizacji i magazynowania. Znaczącemu przyspieszeniu ulegnie także obieg dokumentów wewnątrz organizacji oraz między firmą a jej partnerami biznesowymi. W dłuższej perspektywie czasowej przekłada się to na ogromne oszczędności.
- Wygoda i mobilność
Niewątpliwą zaletą dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej jest jej niepodatność na błędy powstające przy ręcznym ewidencjonowaniu dokumentów i wprowadzaniu danych z nich do systemów informatycznych firmy. Ponadto dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej (np. umowy czy faktury) można błyskawicznie przeszukiwać przy użyciu różnych kryteriów wyszukiwania, co pozwala w krótkim czasie odnaleźć potrzebne w danym momencie pismo.
Poza tym warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden istotny aspekt e-Podpisywania: wystarczy tylko mieć ze sobą tablet z warstwą biometryczną i odpowiednim oprogramowaniem, aby móc własnoręcznie podpisywać wszelkie dokumenty z dowolnego miejsca na świecie.
- Bezpieczeństwo dokumentów
W kontekście dokumentów opatrywanych e-Podpisem nie sposób nie wspomnieć o kwestiach bezpieczeństwa. Oprogramowanie, w które jest wyposażony tablet, współpracuje z warstwą biometryczną, rejestrując nie tylko wygląd podpisu, ale także wiele innych cech i parametrów związanych ze składaniem podpisu na danym dokumencie.
Dla przykładu system e-Podpisywanie, opracowany przez polską firmę INFINITE, zapewnia bezpieczeństwo na poziomie, z jakiego korzysta wojsko, a oprogramowanie zapisuje m.in. takie cechy dystynktywne podpisu, jak siła nacisku na ekran, dynamika składania podpisu, sposób pisania, a nawet lokalizacja geograficzna w postaci precyzyjnych współrzędnych. Po zaszyfrowaniu i zapisaniu dokumentu dane te nie mogą zostać w żaden sposób zmodyfikowane ani skopiowane.
- Zgodność z przepisami prawa
Jak już wspominaliśmy, obowiązujące aktualnie w Polsce regulacje prawne sprzyjają korzystaniu z dokumentacji w formie elektronicznej. Na chwilę obecną można opatrzyć e-Podpisem każdy rodzaj dokumentu i podpis taki jest traktowany tak samo, jak własnoręczne podpisanie dokumentu w formie papierowej. Wyjątkiem są dokumenty opatrzone pieczęcią oraz poświadczone notarialnie – te zachowują ważność wyłącznie w formie papierowej. Wspominany wyżej system e-Podpisywanie zapewnia całkowitą zgodność ze wszystkimi obowiązującymi aktualnie regulacjami prawnymi, co jest jego kolejną dużą zaletą.
- Ekologia
Eliminacja papieru z obiegu dokumentów wpływa dodatnio nie tylko na finanse firmy, ale również pozwala chronić środowisko naturalne. We współczesnych realiach świadoma troska o otoczenie i zasoby naturalne przekłada się na poprawę konkurencyjności firmy i wpływa na pozytywne postrzeganie jej przez kontrahentów i partnerów biznesowych.
Więcej informacji na temat możliwości oferowanych przez system e-Podpisywanie można znaleźć bezpośrednio na stronie internetowej INFINITE, dostępnej pod adresem https://infinite.pl/oferta-infinite/e-podpisywanie.
