Świetna archiwizacja dokumentów jest tym, co charakteryzuje najlepsze firmy. Dzięki temu mogą one pracować jak najbardziej efektywnie i wszystkie potrzebne dokumenty są tam proste do znalezienia. Jakie są najlepsze praktyki w zakresie archiwizacji dokumentów i czemu warto je wprowadzić?
Spis treści
Czym jest archiwizacja dokumentów?
Proces, jakim jest archiwizacja dokumentów, polega na wykonaniu szeregu czynności, dzięki którym wszystkie potrzebne dokumenty firmowe będą odpowiednio oznaczone, posegregowane i przechowywane w oznaczonych pojemnikach. Dzięki niemu można szybko odszukać potrzebne akta w archiwum bez konieczności grzebania na ślepo w poszukiwaniu dokumentów, które wiemy, że powinny tam być.
Archiwizacja dokumentów jest wykonywana przez przedsiębiorstwa z wielu powodów. Jednym z nich są wymogi prawne, gdyż istnieją dokumenty, które muszą być przechowywane przez kilka, kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt lat, gdyż mogą być sprawdzane w razie kontroli. Dokumenty są archiwizowane również po to, by zaoszczędzić miejsce w biurze. Dotyczy to akt, które nie są już potrzebne do pracy, lecz należy je przechowywać.
Archiwizacja dokumentów — metody
Istnieją trzy główne metody na archiwizowanie dokumentów. Najbardziej tradycyjny to oczywiście przechowywanie i porządkowanie dokumentów w formie papierowej w specjalnie przygotowanym do tego archiwum. Ma to swoje zalety, gdyż takie dokumenty trudno wykraść lub zedytować, lecz istnieją także wady tego sposobu. Przede wszystkim niektóre dokumenty, które trzeba po zatwierdzeniu archiwizować, muszą być przesyłane w formie cyfrowej. Przykładem mogą być sprawozdania finansowe. Ponadto istnieje ryzyko utracenia dokumentów w razie pożaru, czy też innych zdarzeń losowych.
Archiwizacja dokumentów jest też dostępna w formie cyfrowej. Jest to metoda najnowsza, które obecnie cieszy się wielką popularnością. Wynika to z tego, iż dzięki niej dokumenty są zawsze łatwo dostępne, a do tego można ograniczyć naprawdę sporo miejsca w biurze z racji na to, że nie trzeba martwić się o stworzenie archiwum. Wadą jest oczywiście to, iż istnieje ryzyko cyberataku, który będzie miał na celu wykradnięcie lub zedytowanie przechowywanych cyfrowo dokumentów.
Trzecia metoda to pewnego rodzaju hybryda. W niej archiwizacja dokumentacji jest w znacznej mierze tradycyjna. Niektóre są jednak przechowywane cyfrowo, a do tego obieg dokumentów również jest realizowany elektronicznie. Dokumenty do przesłania są po prostu skanowane, gdy jest to potrzebne.
Jakie są najlepsze praktyki w archiwizacji dokumentów?
Jedną z najlepszych praktyk w archiwizacji to skuteczne brakowanie dokumentów. Polega ono na odszukaniu wszystkich dokumentów, które nie są już potrzebne i nie trzeba ich przechowywać, a następnie zniszczeniu. W ten sposób znacząco można poprawić to, jak wykorzystujemy dostępną przestrzeń w firmie i co za tym idzie oszczędzić masę miejsca na dyskach lub w archiwum. W archiwizacji niezwykle istotne jest także dobre oznakowanie akt i ich ewidencja. Dzięki niej znacznie szybciej odnajdziemy potrzebne dokumenty.
