Zdecydowanie się na usługi jedno z biur rachunkowych to bardzo ważna i trudna decyzja. Odpowiednie i poprawne rozliczenia są kluczowe w funkcjonowaniu każdej firmy, dlatego wybór trzeba bardzo dokładnie przemyśleć. Na rynku istnieje bardzo dużo biur księgowych, co wiąże się z dużą konkurencją. Wybierając jedno z nich warto zwrócić szczególną uwagę na kilka kwestii.
Spis treści
Kwestie bezpieczeństwa
Przede wszystkim trzeba zadbać o to, żeby współpraca z danym biurem rachunkowym była bezpieczna i nie niosła za sobą żadnych niebezpieczeństw. Dla każdej firmy bardzo ważna jest ochrona danych i poufnych informacji, jednak korzystanie z usług zewnętrznej firmy wiąże się z udostępnieniem danych innym serwerom. Każde biuro rachunkowe ma inne procedury bezpieczeństwa lub nie ma ich w ogóle. Dlatego warto wcześniej sprawdzić tę kwestię.
Najważniejsze kwalifikacje
Do 2014 roku procedury zakładania biur rachunkowych były bardziej restrykcyjne. Aby móc prowadzić usługi rachunkowe trzeba było postarać się o specjalną Licencję Ministra Finansów. Jednak w ostatnich latach zgodnie z przepisami taką działalność może prowadzić każdy, bez żadnych konkretnych uprawnień. Dlatego usługi świadczone przez niektóre podmioty mogą być wątpliwej jakości. Warto więc sprawdzić kwalifikacje pracowników danego biura. Warto sprawdzić, czy księgowi posiadają Licencję Ministra Finansów, Certyfikat Centrum informacji Księgowej oraz Potwierdzenie szkoleń i kursów księgowych.
Doświadczenie branżowe
Wybierając biuro rachunkowe warto zwrócić uwagę, czy specjalizuje się ono w finansach danej branży. Jest to bardzo istotne, ponieważ niektóre biura świetnie radzą sobie np. z rozliczaniem firm świadczących usługi związane z transportem a inne specjalizują się w farmacji. Wybór biura, które ma doświadczenie w specjalizacji danej firmy z pewnością sprawi, że rozliczenia będą na najwyższym poziomie.
Usługi, które świadczy dane biuro
Na rynku można natrafić na bardzo dużo różnych biur rachunkowych. Przed wyborem warto zapoznać się z rodzajami usług, które realizują dane biura. Niektóre oferują prowadzenie rachunkowości podatkowej, inne finansowo – zarządczej lub kadrowo – płacowej. Inne biura mają dużo węższy zakres zainteresowań jedno są bardzo mocno nastawione na kontakt z klientem i podejście do niego. Warto zdecydować się na usługi takiego biura, które spełni wymogi i oczekiwania firmy.
Ubezpieczenie OC na działalność rachunkową
Ubezpieczenie OC na działalność biura rachunkowego to bardzo ważna kwestia, która powinna być jednym z podstawowych warunków wyboru danego biura rachunkowego. Tego typu ubezpieczenie ochrania firmę od jakichkolwiek odpowiedzialności finansowych, będących efektem ewentualnych błędów biura. Jest to bardzo ważne, ponieważ jak wiadomo mogą zdarzyć się różne sytuacje.
Organizacja pracy danego biura rachunkowego
To kolejna bardzo istotna kwestia. Wybierając biuro rachunkowe warto zdecydować się na takie, które świadczy usługi na wysokim poziomie, jest nowoczesne i sprawne. Dobrze jest sprawdzić w jakich godzinach biuro funkcjonuje i czy odpowiada to specyfice firmy. Ponadto istotna jest droga komunikacji między firmą a biurem. Trzeba się upewnić czy możliwe jest wysyłanie dokumentów elektronicznie. Bardzo istotne jest również omówienie wszelkich terminów współpracy. Trzeba wiedzieć, kiedy należy przekazać księgowym dokumenty i co się stanie, jeżeli termin zostanie przekroczony.
Wybierając biuro rachunkowe nie można się zdecydować na usługi przypadkowej firmy. Profesjonalne świadczenie usług księgowych jest bardzo istotne w kontekście funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.
